Three-way match: como conferir pedido, recebimento e nota
O que é o three-way match, como conferir pedido, recebimento e nota fiscal antes de pagar o fornecedor e quais divergências ele evita no contas a pagar.
O fornecedor manda o boleto, o financeiro paga e ninguém confere se o que foi cobrado é o que foi pedido e o que de fato chegou. Na maioria das vezes está tudo certo. Nas outras, a empresa paga por material que não recebeu, por um preço que não negociou ou duas vezes pela mesma entrega.
O three-way match (conferência em três vias) é o controle que fecha essa porta.
O que é three-way match
É a conferência entre três documentos antes de liberar um pagamento:
- Pedido de compra: o que foi aprovado, com quantidade e preço negociados.
- Recebimento: o que efetivamente chegou, conferido por quem recebeu.
- Cobrança do fornecedor: a nota fiscal ou o boleto com o valor cobrado.
Se os três batem, o pagamento segue. Se algum número diverge, a cobrança fica bloqueada até alguém analisar.
As divergências mais comuns
| Divergência | Exemplo |
|---|---|
| Preço | Pedido a R$ 34,90 o saco, nota a R$ 36,50 |
| Quantidade cobrada | Pedido de 200 sacos, nota de 200, entregues 180 |
| Item trocado | Pedido de CP-II, entregue e cobrado CP-IV |
| Cobrança duplicada | A mesma entrega faturada em duas notas |
| Item sem pedido | Frete ou taxa que não estava na negociação |
Nenhuma delas é necessariamente má-fé: erro de digitação, entrega parcial e reajuste não comunicado são as causas mais frequentes. Mas todas custam dinheiro se passarem direto.
Como fazer na prática
- Registre o recebimento de verdade. Quem recebe confere a quantidade contra o pedido, não contra a nota que veio junto com o caminhão.
- Defina uma tolerância. Diferenças de centavos por arredondamento não deveriam travar o pagamento; diferenças de preço ou quantidade, sim.
- Bloqueie o pagamento, não só avise. Um alerta que pode ser ignorado é ignorado no dia do fechamento.
- Deixe claro quem libera. Uma divergência aprovada precisa ter responsável e justificativa registrados.
E as entregas parciais?
Elas são o motivo mais comum para a conferência manual falhar. Se o pedido é de 200 e chegaram 120, a cobrança deveria ser de 120, e o saldo de 80 continua em aberto no pedido. Controlar isso em planilha exige somar recebimentos de várias datas, o que quase ninguém faz no dia a dia.
Resumo
O three-way match não é burocracia: é a garantia de que a empresa só paga pelo que pediu, no preço que negociou e na quantidade que recebeu. Quanto mais compras a empresa faz, mais caro fica não fazer essa conferência, e mais impossível fica fazê-la à mão.